Programmare un meeting che abbia una buona riuscita significa dar vita ad una iniziativa che si trovi al centro tra il lavoro ed un party. Per essere competitivi e quindi vincenti, è necessario pianificare una serie di passaggi.

Analisi della tipologia di evento

Dobbiamo valutare in primis di che tipologia di meeting ci occupiamo. Questa informazione darà la possibilità al team organizzativo di definire, con largo antico, gli obiettivi da raggiungere, consolidare e perfezionare.

Tutto ruota intorno alla finalità dell’evento da pianificare i più frequenti potrebbero essere:

• incontri di lavoro
• campagna pubblicitaria per un nuovo prodotto da immettere sul mercato
• intese commerciali con partners nazionali e internazionali
• conoscenza di nuove maestranze aziendali
• conferenza stampa
• presentazione di nuove risorse tecnologiche

Sia da incontri dedicati ai dipendenti sia dedicati ai dirigenti, l’obiettivo primario sarà il confronto: consentirà di trasmettere conoscenze, rinvigorire le relazioni interpersonali, migliorare l’immagine dell’azienda o della società per raggiungere una migliore adattabilità.

Le tempistiche

Organizzare un incontro non è semplice ma, sicuramente non impossibile. Molti preferiscono prima individuare la location pianificando le date che saranno comunicate in largo anticipo ai partecipanti mentre altri, preferiscono partire dalle esigenze dei dipendenti o dai dirigenti per poi individuare il luogo ideale. Per semplificare il lavoro le piattaforme digitali messe a disposizione dei partecipanti rappresenteranno un valido ausilio per raccogliere disponibilità, preferenze ed esigenze.

La location

Deve essere il punto di forza per il buon esito del convegno. La location deve avere degli elementi distintivi, per esempio la sala scelta per il meeting deve essere spaziosa e luminosa, magari lavorando su un vero e proprio centro congressi dedicato, deve possedere una serie di ausili elettronici necessari a rendere la comunicazione efficace ed efficiente:

• videoproiettori per diapositive
• apparecchiature per videoconferenze
• lavagna interattiva multimediale
• microfoni.

L’acustica è importante perché in qualunque punto della sala l’ospite sarà seduto dovrà essere messo nelle condizioni di ascoltare senza alcun problema. Inoltre la location dovrà avere un arredamento comodo quali: sedie con annessa ribaltina per poter prendere appunti, scrivanie, tavoli rotondi di diverse dimensioni per quando sarà necessario creare gruppi di lavoro. Il clima all’interno degli spazi occupati dovrà essere climatizzato per permettere ai partecipanti di vivere l’evento senza alcun stress e con il massimo confort.

Il programma

Sarà cura del team organizzativo dell’azienda stilare un programma che distribuirà ai partecipanti o all’ingresso della sala, avvalendo della collaborazione di hostess, o inviandoli via email preventivamente rispetto alla data di inizio. Una breve presentazione di tutti i relatori esterni sarà importante per rendere gli interventi meno freddi e distaccati rispetto al contesto. Se il relatore esterno è di altra nazionalità, potrebbe essere necessario avvalersi della collaborazione di un mediatore linguistico lì dove non sia possibile utilizzare cuffie con il traduttore simultaneo in linea.

Il Menù

Se il meeting dura un solo giorno si possono valutare più opzioni. Si potrà organizzare un coffee break se la riunione terminerà prima di pranzo ma, se dovesse essere previsto una dilatazione dell’orario fino al pomeriggio, il pranzo sarà d’obbligo. Quest’ultimo dovrà essere organizzato, possibilmente, a buffet ma potrà essere anche servito da seduti. In entrambi i casi sarà garantita la circolarità della comunicazione. Il pasto dovrà essere leggero e vario questo per coloro che soffrono di intolleranze o hanno altre esigenze alimentari e pertanto devono essere soddisfatti.

Ogni meeting dovrà rispettare questi standard per poter raggiungere un buon livello di qualità. Si consiglia di organizzare una postazione alla fine dell’evento dove le hostess, dopo aver rilasciato dei gadget, potranno chiedere agli intervenuti di rilasciare un feedback finale per migliorare le criticità, per fare un’analisi e per quantificare il grado di soddisfazione dei partecipanti.